Egy rendezvény megtervezése a szervezet számára stresszes és nagyon időigényes. A jól szervezettség enyhítheti a stresszt és időt takaríthat meg. Az egyik fontos szempont, amelyet a tervezés során figyelembe kell venni, a meghívó. A meghívó értesíti az embereket a közelgő eseményről, és felkéri őket a részvételre. Gyakran először hallanak az eseményről, ezért fontos, hogy minden részletet tartalmazzanak a meghívóban.
Alap meghívóelemek
A meghívóban szereplő alapvető elemek:
- Az eseményt rendező szervezet
- Dátum
- Idő
- Helyszín
- RSVP elérhetőségei
- Az eseményen való részvétel ára
Az is fontos, hogy a meghívót időben küldje ki. Ez azt jelenti, hogy legalább hat-nyolc héttel az esemény előtt. Ez időt ad a vendégeknek a válaszadásra és a megfelelő tervezésre.
Adománygyűjtési meghívók írása
A megfelelő megfogalmazás megadhatja az alaphangot az adománygyűjtésben, és értesítheti a vendégeket az esemény formalitásáról és arról, hogy mire számíthatnak.
Meghívási irányelvek
A meghívó megírásakor figyelembe veendő irányelvek:
- Gondoskodjon arról, hogy egyértelműen jelezze, kinek lesz haszna az eseményből.
- Tegye meg az esemény részleteit, például, hogy felszolgálják-e a vacsorát, vagy lesz-e készpénzes bár.
- Mindenképpen említse meg az esemény formalitását. Ha az esemény hivatalos, említse meg, hogy fekete nyakkendő, hogy a vendégek tisztában legyenek az öltözködési szabályokkal.
- Mindig adja meg elérhetőségét, ha a vendégeknek kérdése van.
- Ha az esemény ismeretlen helyszínen zajlik, fontolja meg az útbaigazítást a meghívóban.
Egyéb szempontok
Más egyéb szempontokat is figyelembe kell venni a meghívó írásakor:
- Téma:Válassz egy témát, és építsd be a meghívóba. Például, ha az esemény egy golf kirándulás, használjon golftémát a meghívóhoz.
- RSVP: Mindig mellékeljen egy válaszkártyát, amelyet a vendégek visszaküldhetnek. A kártyán fel kell tüntetni a vendég nevét, és szükség esetén bármilyen fizetési módot.
- Légy egyedi: Ha van valami egyedi az eseményedben, sorold fel a meghívóban, hogy vonzza a vendégeket. Például megemlíthető egy csendes vagy élő aukció, vagy ha van különleges szórakozás.
Meghívó szövegének mintája
Számtalan módja van adománygyűjtési meghívók megfogalmazásának. A következő mintákat használhatja útmutatóként saját meghívó megírásához:
1. minta
Éves Hat Luncheon
Kérjük, csatlakozzon hozzánk egy délutáni ebédre
Helyszínben
Dátumban és időpontban
Az ebédet 13:00 órakor szolgáljuk fel. ingyenes borral
A legjobb sapkát díjazzuk
Inasparkoló
50 dolláros adomány a szervezet javát szolgálja
2. minta
Meghívtak az Eseménynévre
Dátum
Helyszín
18:00 Koktélok és előételek
Cash Bar
19:30 vacsora
Csendes és élő aukció
Fekete nyakkendő nagyra értékelve
Az ABC haszna
Vendégeket csábíts az eseményedre
Ne feledje, hogy gyakran a meghívó az első, amit a vendégek látnak, hogy figyelmeztessék őket az eseményről. Ügyeljen arra, hogy szánjon időt a meghívó gondos kiválasztására, és világosan fogalmazza meg, hogy a vendégek konkrétan meghatározzák, mire számíthatnak. Amikor adománygyűjtési meghívókat készít, mindig tartsa szem előtt az esemény hangnemét, és tükrözze ezt megfogalmazásában. Legyen olyan kreatív, amennyire csak akarja, hogy vendégeket csábítson adománygyűjtő rendezvényére, és támogassa ügyét.
