A köszönőlevél írásának megtanulása magában foglalja a szakemberektől érkező köszönőlevelek írásához szükséges tippeket. A köszönőlevelek lehetnek hosszúak vagy rövidek, és különféle helyzetekben használhatók. Tartsa szem előtt azt a célt, hogy hálát mutasson, és rá fog jönni, hogy bármilyen alkalomra könnyedén írhat köszönőlevelet.
Első lépés: Válassza ki a formátumot
A köszönetnyilvánítások sokféle formát ölthetnek a címzetttől, az időkorlátoktól és a rendelkezésre álló anyagoktól függően. Használhat egy adományköszönő levélsablont, hogy hosszú, személyre szabott köszönőleveleket készítsen önkéntesek, szponzorok vagy akár adománygyűjtés résztvevői számára. Ha egy konkrét feladatért ad köszönetet, vagy csak a dicséret kedvéért, választhat egy nyomtatható köszönőlapot, amely egy vagy két kézzel írt mondatot tartalmaz.
Második lépés: Találja meg a megfelelő hangszínt
A köszönőcédulák a körülményektől függően lehetnek komolyak és hivatalosak vagy könnyedek és szórakoztatóak. Vegye figyelembe a köszönet címzettjét, milyen a kapcsolata, és miért ad köszönetet.
- Az adományokat köszönő levelek mintáiban látni fogja, hogy a hangnem komoly, de nem formális, mivel személyes kapcsolatot alakított ki az adományozókkal.
- Amikor köszönetet írsz a főnöknek, nagy valószínűséggel szeretnéd formálisnak tartani, mert a kapcsolatod inkább szakmai, mint személyes.
- A humor használata a munkatársaknak vagy más önkénteseknek írt köszönőlevelekben akkor van értelme, ha már van játékos kapcsolata.
Válassz egy megfelelő köszöntőt
A köszönőlevelek általában a „Kedves” szóval kezdődnek, amelyet a címzett neve követ. Amikor csak lehetséges, szeretne konkrét lenni az üdvözlésben. Például, ha köszönőlevelet küld egy Önt szponzoráló cégnek, kezdje a „Kedves cégnév” szóval. Ha egy adott személynek irányítja, használja az ő nevét, és ellenőrizze, hogy helyesen van-e írva. Az informális feljegyzések egyszerűen kezdődhetnek a címzett keresztnevével vagy a „Kedves” szó szórakoztató szinonimájával, például „Üdvözlöm”.
Harmadik lépés: Határozza meg, miért vagy hálás
A köszönőcédulák személyesebbé tételének kulcsa az, hogy a jegyzet elején egyértelműen jelezze, hogy mit köszön meg a címzettnek. Valószínűleg az ő hozzájárulásuk valamilyen szempontból egyedülálló, ezért a köszönőlevelüknek is az kell lennie. Míg a „Köszönöm” kifejezés használata szabványos, vannak más hasonló kifejezések és szavak, amelyek jobban illeszkedhetnek a köszönetnyilvánításhoz, például:
- Én/nagyra értékeljük
- I/Ismerünk
- Hála/Hála
- Ez/Te egy áldás vagy
- Köszönöm szépen
- Én/Szeretnénk elismerni
Köszönetszavak az önkénteseknek
Nézzen példákat az önkéntesek köszönetét kifejező szavakra, amelyek az idő- és energiaadásra helyezik a hangsúlyt. Olyan kifejezések, mint például: "Köszönjük az időt." vagy "Hálásak vagyunk a velünk megosztott időért." egyszerű módja annak, hogy köszönetet mondjunk az önkénteseknek.
- Használhatja az önkénteseknek szánt köszönőlap-kifejezéseket, és személyre szabhatja őket úgy, hogy néhány szót olyan szavakra cserél, amelyek inkább a természetes szókincsükhöz hasonlítanak.
- Az önkéntességre és az önkéntes elismerésére vonatkozó idézetek a munkatársakra és az adománygyűjtő vendégekre is vonatkozhatnak.
- A tanároknak szóló köszönetnyilvánítások jól használhatók az iskola minden dolgozója, valamint a jótékonysági programok önkéntesei és mentorai számára.
Szóval megköszönni valakinek az ajándékot
Ha elakadt azon, hogyan köszönje meg valakinek az ajándékot, például az önkéntesek gyümölcskosarát születésnapjára, olvassa el az esküvői köszönőleveleket. Mivel ezek a jegyzetek az ajándékokért járó háláról szólnak, testreszabhatók, hogy megfeleljenek a legtöbb egyéb ajándékozási forgatókönyvnek. Az adományok ajándékként is kezelhetők, ha köszönőlevelekről van szó. Ahelyett, hogy azt mondaná, hogy „Köszönjük az adományát”, tájékozódjon részletesebben, és mondja azt, hogy „Köszönjük, hogy felajánlotta a bögrét, a tollat és a mágnest”.
Szavak, amelyekkel megköszönhetjük valakinek a pénzt
A pénzadományok megköszönése általában formális és professzionális hangot ölt. Használjon pénzügyi adományt köszönő levélmintát, hogy megtudja, hogyan közelítheti meg ezt a néha kényes témát. Feltétlenül adjon meg egy rövid nyilatkozatot arról, hogy mire fogja használni a pénzt, vagy milyen hatással lesz.
Negyedik lépés: Fejlessze ki a részleteket
Miután megvan az üdvözlő és a részletes köszönetnyilvánítás, itt az ideje, hogy néhány részlettel részletezzen. Fontolja meg, hogy megadja azokat az információkat, amelyek arról szólnak, hogy a címzett műveletei milyen előnyökkel járnak Önnek, szervezetének vagy másoknak. Olyan dolgokat is megadhat, mint például a közelgő önkéntes elismerési események részletei vagy a jövőbeli kapcsolattal kapcsolatos reményei.
Ötödik lépés: Válassza ki a megfelelő zárást
A köszönőlevél hangnemét és formátumát vegye figyelembe, amikor kiválasztja a megfelelő zárójelet az aláírása előtt. Az egyik leggyakoribb kifejezés, amellyel a köszönőlevelet zárjuk, a „Tisztelettel”. További nagyszerű zárások:
- Még egyszer köszönöm
- Hálával
- Tisztelettel
- Nagy köszönettel
- Köszönjük szépen
Hatodik lépés: Válasszon kiszállítási módot
A legtöbb köszönőlevelet vagy kézzel kézbesítjük, vagy postai úton kézbesítjük. Ha ezek a szállítási rendszerek működnek az Ön számára, mindenképpen használja őket. Ha azt szeretné, hogy a köszönőlevél egy kicsit egyedibb és személyesebb legyen, gondoljon olyan okos köszönetnyilvánítási ötletekre, mint például videós köszönőüzenetek küldése, vagy üzenetek pékárukra történő továbbítása köszönőlevélként. A folyamat ugyanaz a szórakoztató köszönőlevelek létrehozásánál, csak nem feltétlenül saját maga írja ki a cédulát. Bár a világ tele van technológiával, e-mailekkel, szöveges üzenetekkel vagy közösségi médiával, a köszönet még mindig személytelennek tűnik, ezért lehetőleg kerülje őket.
Jegyzet hála kifejezésére
A köszönetnyilvánítás egyik legegyszerűbb módja egy gyors és átgondolt köszönőlevél. Köszönetet írni könnyű, ha a valódi érzéseire és annak sajátosságaira koncentrál, amiért köszönetet mond valakinek.
