A hatékony önkéntes kommunikáció fenntartása elengedhetetlen minden nonprofit szervezet sikeréhez. Ahhoz, hogy az önkéntesek energikusak maradjanak, és munkájukban elköteleződjenek, fontos, hogy tudatjuk velük, hogy a szervezetnek milyen szükségletei vannak, kifejezzék elismerésüket erőfeszítéseikért, és megbizonyosodjanak arról, hogy megértik, milyen létfontosságú hozzájárulásuk. A hatékony kommunikáció kulcsfontosságú eleme az önkéntesekkel való tartós kapcsolatok kialakításának.
Önkéntes szakasz hozzáadása a webhelyéhez
Önkéntes-specifikus rész hozzáadása a webhelyéhez nagyszerű módja annak, hogy kommunikáljon jelenlegi önkénteseivel, és újakat vonzzon. Ha létrehoz és fenntart egy önkéntes kommunikációs központot a csoportja honlapján, megkönnyíti az önkéntesek számára, hogy lépést tartsanak a szervezettel kapcsolatos eseményekkel. Ügyeljen arra, hogy olyan képeket vagy videókat jelenítsen meg, amelyek önkénteseket mutatnak be (az engedélyükkel). Olyan dolgokat is közzétehet, mint például az önkéntes lehetőségek, a közelgő bizottsági ülések és egyéb, az önkénteseket érdeklő információk. Attól függően, hogy mennyire kifinomult a webhelye, lehetőséget biztosíthat az önkéntesek számára dokumentumok feltöltésére, szolgálati idejük nyomon követésére vagy képzési anyagok megtekintésére.
Ismerd meg az önkénteseket egy felmérés segítségével
A felmérés hasznos kommunikációs eszköz az önkéntesek megismeréséhez és annak felderítéséhez, hogyan szeretnének bekapcsolódni az Ön szervezetébe. Fontolja meg, hogy elérhetővé tesz egy felmérést webhelye önkéntesek részében, vagy vegye fel egy e-mail-sablonba, amelyet az új önkéntesek kapnak. Csak néhány kérdést kell tartalmaznia, amelyek lehetővé teszik, hogy megértse, milyen típusú önkéntes tevékenységekben szeretnének részt venni, és milyen készségekkel rendelkeznek. Kérjen meg valakit, hogy tekintse át az eredményeket, majd keressen meg egyénileg információkat az érdeklődési körének megfelelő bizottságokról vagy projektekről. Helyezze el ezeket az információkat egy önkéntes adatbázisba, amely a jövőben felhasználható arra, hogy értesítse az embereket, ha új projektek válnak elérhetővé.
Kapcsolatfelvétel önkéntesekkel a közösségi médián keresztül
Használja ki szervezete közösségi média jelenlétét kommunikációs eszközként az önkéntesekkel és más érdekelt csoportokkal való kapcsolattartáshoz. Bátorítsa az önkénteseket, hogy kövessék a szervezet közösségi média oldalait, és viszonozzák a szívességet, például úgy, hogy visszakövetik őket a Twitteren vagy az Instagramon. Tegyen közzé fényképeket és feliratokat, amelyek kiemelik a csoport önkénteseinek hozzájárulását, valamint linkeket a csoport médiában. Ösztönözze az önkénteseket az interakcióra azzal, hogy kommentálja és/vagy megosztja a szervezet bejegyzéseit. Elősegítse az önkéntesek részvételét a szervezet általános kommunikációs erőfeszítéseiben egy közösségi média bizottság felállításával, amely koordinálja vagy segíti a közösségi bejegyzéseket.
Önkéntes hírlevél közzététele
Sok nonprofit szervezet havonta vagy negyedévente küld hírlevelet önkénteseknek, adományozóknak, finanszírozó ügynökségeknek, fogyasztói ajánlási forrásoknak és más csoportoknak. A hírlevél terjesztése nagyszerű módja annak, hogy tájékoztassák az érdeklődőket a jótékonysági csoport közelmúltbeli eredményeiről, jelenlegi projektjeiről és jövőbeli céljairól. Kiváló eszköz a kiemelkedő önkéntesek hozzájárulásának elismerésére is. Attól függően, hogy kik az önkéntesei és más érdeklődő felek, előfordulhat, hogy ki kell nyomtatnia és el kell küldenie egy hírlevelet, vagy jobban szolgálhat egy elektronikus hírlevél. Fontolja meg az érdekelt felek felkérését, hogy iratkozzanak fel az általuk preferált szállítási módra.
Egyéni személyes kapcsolattartás
Amikor az önkéntesekkel való kapcsolatépítésről van szó, semmi sem helyettesítheti a személyes kapcsolatfelvételt azokkal az egyénekkel, akik nagylelkűen áldozzák idejüket és tehetségüket az Ön szervezetének. Célszerű időnként személyes találkozókat ütemezni olyan önkéntesekkel, akik elnöki pozíciót töltenek be, vagy olyan kulcsfontosságú szerepet töltenek be, amelyek lehetővé teszik jótékonysági csoportja küldetésének teljesítését. Az önkéntesek rendszeres bejelentkezési hívása hatékony módja lehet az egyéni kapcsolattartásnak, anélkül, hogy időt kellene szánniuk egy hivatalos, személyes beszélgetésre vagy videokonferenciára. Az ügyvezető igazgató csevegési időket is beállíthat, amikor az önkénteseket arra biztatják, hogy lépjenek be, vagy hívjanak személyesen.
Kapcsolódás a bizottsági üléseken keresztül
Az önkéntes bizottsági ülések elengedhetetlenek lehetnek minden típusú projekt sikeréhez. Amikor egy új projekt indul, tanácsos egy találkozót tartani az önkéntesség iránt érdeklődőkkel, hogy lehetőségük legyen többet megtudni arról, hogy milyen típusú szerepkörök állnak rendelkezésre, és milyen időre van szükségük. Amint egy bizottság megalakul, akár egy speciális projekthez, akár egy folyamatban lévő munkacsoporthoz, a rendszeres ülések továbbra is fontosak a folyamat irányításához és a hatékony önkéntes kommunikáció fenntartásához. A legjobb, ha egy meghatározott ütemtervet készítünk a találkozókra, például minden hónap harmadik keddjén, hogy az önkéntesek előre tervezhessenek.
Kérje meg az önkénteseket, hogy osszák meg visszajelzéseiket
A kommunikációnak mindkét irányban kell folynia. Ugyanolyan fontos ösztönözni az önkénteseket, hogy osszák meg gondolataikat és ötleteiket a szervezettel és annak vezetőivel, mint annak biztosítása, hogy az információk eljuthassanak az önkéntesekhez. Számos módja van annak, hogy megkönnyítse az önkéntesek visszajelzését vagy javaslatok megosztását. Ha önkéntesek rendszeresen bejönnek az irodába, állítson fel egy javaslatdobozt. Vagy állítson be egy feedback@ e-mail címet, amelyet az önkéntesek bármikor használhatnak. Az is jó ötlet, hogy megszokja az időt az emberek számára, hogy megosszák visszajelzéseiket és javaslataikat az ülések napirendjével kapcsolatban. Időnként akár fókuszcsoportokat is szervezhet a visszajelzések felfedezésére és megvitatására. Az számít, hogy az önkéntesek könnyen visszajelzést adhatnak.
Önkéntesek közösségi összejöveteleinek házigazdája
Lehetőséget biztosít az önkéntesek számára, hogy kapcsolatba léphessenek egymással olyan társasági összejöveteleken keresztül, amelyek nem járnak idő- vagy pénzadományozással. Fontolja meg, hogy rendszeres időközönként fogadjon egy csak önkéntesek számára készült keverőt az irodájában, vagy egy igazgatósági tag vagy bizottsági elnök otthonában. Hívjon meg mindenkit, aki adott időkereten belül önként jelentkezett. A szervezet költségvetésétől függően biztosíthat frissítőket, vagy jobb, ha megtervez egy bográcsozást. A kulcs az, hogy lehetőséget biztosítsunk az Ön szervezete iránt érdeklődő emberek számára, hogy megismerjék egymást, és elkezdjenek kötődéseket kialakítani. Végül is az önkéntesei sokkal nagyobb valószínűséggel maradnak kapcsolatban a szervezettel, ha a barátaik is részt vesznek benne.
Az önkéntes erőfeszítések elismerése
Győződjön meg arról, hogy az önkénteseket elismerik az általuk tervezett fontos szerepükért, amely lehetővé teszi, hogy szervezete teljesítse küldetését, vagy más módon segítsen fontos ügyekben. Győződjön meg arról, hogy a szervezet nyilvános említései elismerik az önkénteseket, ahelyett, hogy túlzottan az ügyvezető igazgatóra vagy a személyzet többi tagjára összpontosítanának. Például, amikor a szervezet nyilvánosságát keresi, utasítsa a média vagy a bloggerek tagjait, hogy az alkalmazottakon kívül interjúkat készítsenek a bizottsági elnökökkel vagy igazgatósági tagokkal. A szervezet tevékenységéről készült fényképek közzétételekor válasszon olyan képeket, amelyeken önkéntesek szerepelnek. A különleges események adománygyűjtéseinek népszerűsítésekor fontolja meg a bizottság tagjainak nevének feltüntetését a hirdetményen.
Formálisan fejezze ki elismerését az önkénteseknek
Az elismerés fontos, de a megbecsülés is. Feltétlenül mondjon köszönetet az önkénteseknek, mind személyesen, mind hivatalos köszönőlevél formájában. Fontolja meg, hogy évente legalább egyszer szervez önkéntesek elismerő eseményét, például egy csak önkéntesek által szervezett ebédet vagy egy másik összejövetelt, amelyen önkéntesek elismerő beszéde és szolgálati díjak is szerepelnek. Adjon plakettet vagy egyéb kitüntetést azoknak az önkénteseknek, akik különösen jelentős mértékben járultak hozzá a csoporthoz, vagy akik régóta támogatók. Vegyük fontolóra a több éves szolgálati díjakat a főbb mérföldkövekért, valamint papír alapú elismerő okleveleket minden önkéntesnek.
Használjon különféle önkéntes kommunikációs eszközöket
Minden szervezetnek, amely önkéntesek szolgálatára támaszkodik, lépéseket kell tennie, hogy bevonja és megtartsa azokat, akik megosztják idejüket és tehetségüket, és új embereket kell toborozniuk, hogy segítsenek. Semmi sem helyettesítheti az önkéntesekkel való hatékony kommunikációt. A különféle kommunikációs eszközök használata segít egy erős, szervezete iránt elkötelezett önkéntes csapat felépítésében és bevonásában. A hatékony önkéntes kommunikáció révén szilárd kapcsolatokat ápolhat olyan személyekkel, akik valószínűleg még sok éven át kapcsolatban maradnak az Ön jótékonysági szervezetével.
