Kell fizetési felszólító levelet írni? Míg az ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel és a késedelmes számlák fizetésére való felszólítás kellemetlen, a vállalkozások tulajdonosainak és irányítóinak időnként ezt meg kell tenniük. Az itt található levélsablon használatához egyszerűen kattintson az alábbi képre. A dokumentum PDF-fájlként nyílik meg, amelyet szükség szerint szerkeszthet, menthet és nyomtathat. Ha segítségre van szüksége ennek a dokumentumnak a használatával kapcsolatban, használja ezt az Adobe nyomtatható dokumentumokhoz tartozó útmutatót.
Egyenlegösszeg kifizetését kérő levél
Használja ezt a sablont, ha fennálló egyenleg-fizetési felszólító levelet kell írnia.
Előlegfizetést kérő levél az ügyfélnek
Használja ezt a sablont olyan helyzetben, amikor egy ügyfél olyan termékek vagy szolgáltatások nyújtására kötött szerződést Önnel, amelyekért előleget kell fizetni.
Fizetési felmentést kérő levél
Használja ezt a levélmintát kiindulási pontként egy letéti letétben lévő fizetés feloldásának kéréséhez a tranzakció befejezéséig.
Tippek írási tippek fizetési felszólító levélhez
Míg a sablonban szereplő információkat az adott helyzethez kell igazítania, fontos, hogy megfelelő hangot használjon, és ügyeljen arra, hogy a dokumentum professzionális formázású legyen.
Használjon megfelelő hangszínt
Amikor levelet küld egy ügyfélnek vagy fizetést kérő ügyfélnek, elengedhetetlen, hogy álláspontját a lehető legvilágosabban közölje, miközben a pozitív, professzionális hangnemet megőrzi. Ne küldjön olyan első vagy második kérést, amely annyira negatív, hogy az ügyfél megtámadva érzi magát. Ha a hangnem túl durva, az ügyfél úgy érezheti, nincs értelme folytatni a kapcsolatot az Ön vállalkozásával. Amikor ez megtörténik, fennáll annak a veszélye, hogy az ügyfél úgy dönt, hogy nem fizeti ki a számlát, mivel nem foglalkozik a kapcsolat megőrzésével.
Professzionális formázás használata
Ha postai úton vagy faxon küld fizetési kérelmet, használjon céges fejlécet és szabványos üzleti levélformátumot. A vállalat levelezési eljárásaitól függően az is elfogadható lehet, ha a levelet e-mailben továbbítja. Ha igen, jobb, ha a levelet az e-mail üzenet törzsébe helyezi, nem pedig csatolmányként. Nem szükséges fejléces sablont létrehozni egy e-mail üzenethez, de zárja le a kommunikációt a hivatalos céges e-mail aláírásával.
Nyomon követés
Ha késedelmes számláról küld fizetési felszólító levelet, és 30 napon belül nem kap visszajelzést a címzetttől, fontolja meg egy újabb telefonhívás kezdeményezését. A levélhez hasonlóan helyénvaló fenntartani a pozitív hangot. Próbáljon közvetlenül beszélni a számla kifizetéséért felelős személlyel, és erősítse meg a levél kézhezvételét. Ha tud beszélni a felelős féllel, ajánlja fel a bankkártyás fizetés feldolgozását telefonon vagy online. Ha nem, kérdezze meg, hogy mikorra számíthat kifizetésre. Jegyezze fel a dátumot, és küldjön késedelmes fizetési levelet.
További műveletek a gyűjteményhez
Ha a kifizetés nem érkezik meg a megállapodás szerint, akkor a számlát a következő lépéshez kell terjesztenie a késedelmes számlák kezelésére vonatkozó vállalati eljárásban. Ha a számla hosszabb ideig kiegyenlítetlen marad, a jövőbeni beszedési levelek hangnemének határozottabbnak kell lennie, és szükség esetén át kell adni őket egy beszedési ügynökségnek. Jóllehet bizonyos körülmények között meg kell tenni a végső beszedési intézkedéseket, nem tanácsos ezt addig megtenni, amíg ki nem használta a késedelmes fizetés békés megoldásának minden lehetséges módját. Amíg nem áll készen arra, hogy a számlát beszedésbe küldje vagy jogi lépéseket tegyen, ne említse meg ezeket az intézkedéseket az olyan személyekkel vagy vállalkozásokkal folytatott fizetési kérelmek levelezésében, akiknek a számlája lejárt.