Az Internal Revenue Service (IRS) W-9 űrlapjának címe "Adófizetői azonosító szám és igazolás kérése". Ez az IRS-dokumentum arra készült, hogy alapvető adózási információkat gyűjtsön bizonyos adófizetőktől, amelyek lehetnek magánszemélyek vagy vállalkozások.
A W-9 űrlap célja
Először is, a W-9 alapvető információkat nyújt a vállalatnak azokról az adófizetőkről, akikkel üzleti kapcsolatban áll. Lehetővé teszi számukra, hogy jelentsék az adófizetőnek az IRS-nek nyújtott szolgáltatásokért fizetett összeget. Az Egyesült Államok állampolgárainak és belföldi illetőségű külföldi magánszemélyeknek, társaságoknak, trösztöknek és más típusú gazdasági társaságoknak, amelyeknek nincs levonva adójuk a bevételeikből, ki kell tölteniük a W-9-et, míg a nem rezidens külföldieknek vagy külföldi magánszemélyeknek ehelyett a W-8-as űrlapot kell kitölteniük.
Ha egy adózó nem tölti ki és nem küldi vissza a W-9-et, vagy helytelen vagy hiányos adófizetői azonosítószámot (TIN) ad meg, az adózónak kifizetett összegek tartalék forráslevonás alá eshetnek. Ebben a helyzetben a cég az adófizetőt megillető bevétel 28%-át visszatartaná, és a visszatartott részt elküldené az IRS-nek. A szövetségi ügynökség így biztosítja a megfelelő adók megfizetését, még akkor is, ha az adófizetőt nem azonosították megfelelően.
Mikor szükségesek a W-9-ek?
Egy vállalkozásnak be kell szereznie egy W-9-et minden magánszemélytől vagy cégtől, amelyről adatnyilatkozatot kell benyújtania az IRS-hez. Például egy vállalkozásnak, amely független vállalkozót alkalmaz a cég új webhelyének megtervezésére, valószínűleg egy 1099-MISC űrlapot kell benyújtania az IRS-nek, hogy bejelentse, mennyit fizetett a webdesignernek.
A teljes 1099-MISC benyújtásához a vállalkozásnak szüksége van a vállalkozó azonosító adataira – név, TIN, cím stb. A vállalkozásnak be kell gyűjtenie egy W-9 űrlapot a vállalkozótól az információ megszerzéséhez. Hasonlóképpen, a vállalkozások gyakran W-9 űrlapokat kérnek a vállalati beszállítóktól, hogy rendelkezzenek az IRS által előírt üzleti költségeik bejelentéséhez szükséges információkkal.
W-9 rekordok megőrzése
A legtöbb adódokumentumhoz hasonlóan a vállalkozásoknak meg kell őrizniük minden W-9 nyomtatvány másolatát az utolsó vonatkozó adóbevallás benyújtását követő legalább három évig (vagy a bevallás esedékességétől számítva, ha később). A fenti példában, ha a vállalkozás 2017-ben szerződött a webdesignerrel, és ő az év vége előtt befejezte a munkáját, a vállalkozásnak legalább 2021. április 16-ig meg kell őriznie a W-9 űrlapot (feltételezve, hogy a vállalkozás benyújtotta a 2017. adóbevallás 2018. április 15-én).
W-9 űrlap kitöltése
A tényleges W-9 meglehetősen rövid és viszonylag egyszerű. Három fő részből áll: személyes adatok, TIN-szám és tanúsítvány.
Személyes információs rovat magánszemélyeknek
Az 1. sorban az egyéni adózóknak meg kell adniuk az adóbevallásukon szereplő nevüket. Annak ellenére, hogy technikailag gazdálkodó egységről van szó, az egyéni vállalkozóknak saját hivatalos nevüket kell feltüntetniük ebben a részben.
Az egyéni vállalkozók megismétlik a nevüket a második sorban, amely a "Cégnév vagy figyelmen kívül hagyott entitás neve" kifejezést kéri. Ide írják a teljes nevüket és a DBA betűket, ami az „üzleti tevékenységet folytatja”, majd a vállalkozás fiktív nevét követi, ha van ilyen. Például, ha John Smith a Speedy Plumbing egyedüli tulajdonosa, akkor az első sort John Smith néven, a második sort pedig John Smith DBA Speedy Plumbing néven töltené ki.
Ezután az adózó bejelöli a névsorok alatt található „Magánszemély/egyéni vállalkozó” négyzetet. Az 5. és 6. sorban az adózónak a levelezési címét is meg kell adnia. Az ügyfél adatait ezen a területen a nyomtatvány jobb oldalán lehet feltüntetni, de nem kötelező.
Személyes információs rovat vállalkozások számára
A vállalkozásoknak vagy más entitásoknak fel kell tüntetniük hivatalos nevüket (pontosan úgy, ahogy az adóbevallásukon szerepel). Ha a vállalkozásnak kereskedelmi neve vagy DBA is van, az a 2. sorba kerül.
Ezután az adózó bejelöli azt a négyzetet, amely jelzi, hogy a gazdálkodó szervezet milyen besorolást kapott jogi szerkezete alapján. Meg kell adnia, hogy az entitás C vállalat, S társaság, Társulás, Korlátolt Felelősségű Társaság (LLC) stb.
Ha a vállalkozás egyszemélyes LLC, jelölje be az „Egyéni/egyéni tulajdonos” négyzetet az „LLC” négyzet helyett. Azok az LLC-k, amelyek alternatív adózási formát választottak (pl. egy LLC, amely úgy döntött, hogy S Corporationként adózik), beírják az adóbesorolási kódot az LLC jelölőnégyzet melletti mezőbe, az űrlap utasításai szerint.
Az entitás fő levelezési címét az 5. és 6. sorban kell megadni. A postacím rovat jobb oldalán lévő helyre a kliens címét is fel lehet tüntetni, de nem kötelező.
Kivételek
A legtöbb adózó üresen hagyja a 4. sor szóközeit. A 4. sor első szóköze azt jelzi, hogy az adózó mentesül a tartalék forráslevonás alól. A magánszemélyek és az egyéni vállalkozók szinte soha nem mentesülnek a tartalék forráslevonás alól, de bizonyos helyzetekben a vállalatok mentesülnek. A kedvezményezett kódjai és körülményei a W-9 harmadik oldalán találhatók. ha megfelel ezen feltételek valamelyikének, akkor a 4. sor első helyére írja be a megfelelő kódszámot.
A 4. sor FATCA szakasza csak akkor érvényes, ha a W-9-et külföldi pénzintézetnek nyújtja be, és mentesül a külföldi számlaadó-megfelelőségi törvény (FATCA) jelentéstételi kötelezettsége alól. Ebben a helyzetben tekintse át a kódok és okok listáját a W-9 űrlap harmadik oldalán, hogy megbizonyosodjon arról, hogy Ön jogosult-e, és helyezze el a megfelelő kódbetűt a 4. sor FATCA mezőjére. Ha kétségei vannak, kérdezze meg az űrlapot kérő pénzintézetet, hogy ki kell-e töltenie ezt a mezőt.
Számlaszám információ
A személyes adatok szakasz utolsó sora a „számlaszámokra” vonatkozik. Itt az adófizető felsorolja az IRS-nél vezetett számlákat, amelyeken keresztül vissza kell fizetni az adókat vagy a várható adókötelezettségek előlegét. Ez az információ nem kötelező, és általában üresen kell hagyni.
Adófizető azonosítószám (TIN)
Az adóazonosító részt attól függetlenül kell kitölteni, hogy az adóalany magánszemély, egyéni vállalkozó vagy gazdasági társaság.
- Magánszemélyek az űrlap jobb oldalán, a megfelelő helyekre írják be társadalombiztosítási számukat.
- Az egyéni vállalkozók és az egytagú LLC-k használhatják társadalombiztosítási számukat vagy munkáltatói azonosítószámukat (EIN), bár az IRS előnyben részesíti a társadalombiztosítási számokat.
- Még akkor is, ha egy adott személy felelős az entitásért, más típusú gazdasági társaságok elhelyezik EIN-jüket a megadott helyeken.
Tanúsítási szakasz
Ebben a rovatban az adózó aláírja a nyomtatványt, és igazolja, hogy a benne szereplő adatok a valóságnak megfelelnek. A valótlan adatok megadásának elmulasztása vagy tudatos benyújtása az adózót szankciókkal sújtja.
W-9 megfelelőség
Legyen szó független vállalkozóról vagy egy ügyfélnek szolgáltatásokat nyújtó vállalkozásról, vagy olyan vállalatról, amely magánszemélyeket vagy gazdasági társaságokat bérel fel szolgáltatások nyújtására, a W-9 űrlapok létfontosságúak az adómegfelelés szempontjából. Kérjen tanácsot egy képzett adószakértőtől, ha különleges körülményei vannak, vagy nem biztos abban, hogy ki kell töltenie vagy kérnie kell ezt az űrlapot.