Amikor egy új alkalmazott munkába áll, célszerű bemutatkozó e-mailt küldeni a csapattagoknak és a többi alkalmazottnak. Így tudni fogják, hogy új munkatársuk van, akár a helyszínen van velük, akár egy másik helyen, akár távolról dolgozik. Ez segít abban, hogy az új alkalmazottak azonnal a csoporthoz tartozónak érezzék magukat, miközben a csapatot érintő változásokról is értesítenek másokat. Javasoljuk továbbá, hogy küldjön egy bemutatkozó e-mailt az ügyfeleknek, ha az új alkalmazott közvetlenül velük fog dolgozni.
Új alkalmazott bemutatkozó e-mail kollégáinak
Az új alkalmazott közvetlen felettese általában az a személy, aki bemutatkozó e-mailt küld azoknak, akik közvetlenül az egyénnel fognak dolgozni. Ilyen típusú üzenetet küldhet a vezérigazgató, az operatív vezérigazgató vagy a humánerőforrás-vezető is. Használja ezt a nyelvezetet, hogy tudatja az alkalmazottakkal, hogy új kollégájuk van.
- Tárgy:Üdvözöljük az új csapattagot [Utó- és vezetéknév beszúrása]
- Body: Csapat, kérem, csatlakozzon hozzám, és üdvözölje csapatunkban [Insert First and Last Name]. A [Keresztnév beillesztése] innen érkezik hozzánk [adja meg az egyén hátterére vonatkozó információkat, például azt, hogy hol dolgozott korábban, valami érdekeset a szakmai hátteréről és/vagy hol járt iskolába]. [Keresztnév beszúrása] [insert job title]-ként fog dolgozni, és a [projekthez] lesz rendelve. Nagyszerű csapatunk még erősebb lesz most, hogy [insert First Name] csatlakozik. Már alig várom, hogy mindannyian nagy dolgokat érjünk el együtt.
Ezt az üzenetet vagy az új alkalmazott kezdése előtti napon, vagy a munkaviszony első napján kell kiküldeni. Ha a munkaviszony első napján küldik, másolja az új alkalmazottat az üzenetbe.
Szórakoztató új alkalmazotti bejelentés a munkatársaknak
Ha inkább szórakoztató módon szeretné bemutatni az új csapattagokat kollégáinak, mindig csinálhat belőle egy kis játékot. Fontolja meg a két igazsághoz hasonló jégtörő és egy hazugság-csapatépítő játék használatát. Ez a megközelítés túlmutat a bemutatkozáson, és bevonja a csapat tagjait az új alkalmazottal való interakcióba.
- Tárgy:Találd ki, ki csatlakozik a csapathoz?
- Body: Csapat, ez egy nagyszerű nap a [insert Company Name]-nál! Ma a [Kereszt- és vezetéknév beszúrása] csatlakozik a [konkrét csapatnév beszúrása]-hoz, és a(z) [munkacím beszúrása]ként dolgozik. A [Keresztnév beszúrása] [információkat ad meg az egyén hátteréről, például több éves tapasztalatról, bizonyítványokról stb.]. [Keresztnév] is élvezi [adjon meg néhány szórakoztató tényt a személyről, például hobbit vagy előnyben részesített szórakozást]. Most, hogy megtudott egy kicsit új csapattagjáról, nézze meg, igazat tesz-e: mely tények [insert First Name]-ről igazak és melyek hazugság? Oszd meg véleményedet itt: [Szavazásra mutató hivatkozás beszúrása]. Maradjon velünk! [Keresztnév] holnap felfedi az igazságot!
A szavazás linkjét úgy kell beállítani, hogy az alkalmazottak három, az új alkalmazott által megosztott információ közül választhatnak, amelyek közül kettő igaz, amelyek közül az egyik nem, és mindegyik egyformán valószínűnek vagy valószínűtlennek tűnik. Például a választások olyanok lehetnek, mint: Egyedül lebontottam egy kölyökmalmot, Zombi voltam a The Walking Dead első epizódjában, minden kontinensen éltem, tavaly nyáron 250 paradicsomnövényt termesztettem, Lakóautóval kempingeztem Nagy-Manhattan környékén stb. Miután mindenki szavazott, az új csapattag küldjön egy e-mailt a válaszával, és néhány mondattal arról, hogy örül, hogy csatlakozik a csapathoz.
Új alkalmazott bemutatása az ügyfeleknek
Amikor az ügyfél elsődleges kapcsolattartója vagy más, az ügyféllel közvetlen kapcsolatban álló kulcsfontosságú csapattag megváltozik, fontos bemutatkozó e-mailt küldeni. Ezzel elkerülhető, hogy az ügyfelet meglepje a személyi állomány változása, és megnyitja az utat az új személy sikeressége előtt. Az alábbi e-mail minta egy teljesen új alkalmazott vagy olyan személy számára használható, aki már egy ideje az Ön cégénél dolgozik, de új az ügyfél számára.
- Subject line: Bemutatjuk [Insert First and Last Name], [Insert job title]
- Body: [Ügyfél neve]. Mint mindig, most is köszönjük üzletét. Azért fordulok Önhöz, hogy tájékoztassam Önt arról, hogy [insert First and Last Name] közvetlenül Önnel dolgozzon. A [Keresztnév beszúrása] egy (n) [beírja a munkaköri címet] itt: [insert Company Name], és közvetlenül Önnel fog együttműködni [adja meg, mit fog tenni a személy, mint például a rendelések kitöltése, az árak biztosítása, a képzés, az ellátás ügyfélszolgálat stb.]. A [Keresztnév beszúrása] rendelkezik [háttérinformációkkal, például releváns tapasztalatokkal, hitelesítő adatokkal stb.]. Mint mindig, most is az Ön teljes megelégedettsége [illessze be a keresztnevet], csakúgy, mint a [insert Company Name]-nél mindenkivel. [Keresztnév beszúrása] felveszi Önnel a kapcsolatot, hogy a következő hétre ütemezzen be egy találkozót. Addig is, ha kérdése vagy szüksége van, forduljon bizalommal [insert First Name]-hez vagy hozzám.
Az ilyen típusú üzenetnek attól a személytől kell származnia, aki felügyeli az ügyfelekkel közvetlenül dolgozó csapatot, például az értékesítési vezetőtől vagy az ügyfélszolgálatok vezetőjétől. Másolja ki az ügyfél fiókjához rendelt alkalmazottat, hogy az ügyfél rendelkezzen az adott személy e-mail címével. Alternatív megoldásként küldhet egy teljes bemutatkozó levelet hagyományos levélben vagy e-mail mellékletként.
Az új alkalmazottak sikerének előkészítése
Ha proaktívak vagyunk a csapattagok bemutatásával a kollégákkal és/vagy az ügyfelekkel, akikkel együtt fognak dolgozni, ez nagyszerű módja annak, hogy megalapozzuk a sikert. Ennek része kell, hogy legyen a folyamat minden új felvételnél, valamint akkor, amikor valakit újonnan rendelnek hozzá ügyfélkapcsolati szerepkörhöz.
