Míg általában minden üzleti konferencián számos előadó vesz részt, akik a résztvevők érdeklődésére számot tartó témákat vitatják meg, a legjobb események egy sor különféle tevékenységet foglalnak magukban. Győződjön meg arról, hogy a következő rendezvény sikeres legyen, ha olyan lehetőségeket ad meg, amelyek a célközönség minden szegmensét vonzóak lesznek.
Kulcshangszórók
A főelőadók nagy vonzerőt jelenthetnek a konferencia résztvevői számára. Ezek általában általános előadások, ami azt jelenti, hogy nincs más előadó, aki egy időben ülést tart. A témák általában túlmutatnak a szokásos szakmai fejlődési díjakon, és inspirációt vagy egyedi betekintést kínálnak. Bár a vitaindító előadókat bármikor be lehet ütemezni, gyakran a konferencia első és utolsó előadására foglalják le őket.
Az esemény méretétől és költségvetésétől függően egyes csoportok hírességeket vagy más magas rangú személyeket foglalnak le főelőadónak. Például Dan Rather a HR Florida főelőadója volt 2016-ban, Malala Yousafzai pedig a Society for Human Resource Management (SHRM) 2018-as konferenciáján és kiállításán. A kisebb szervezetek gyakran helyi hírességeket vagy motivációs előadókat foglalnak le ezekre az ülésekre. A vitaindító előadókat olyan szervezeteken keresztül találhatja meg, mint a National Speakers Association vagy a Big Speak.
Breakout Sessions
A Breakout session oktatási programok egész nap üzleti konferencia rendezvényeken. Egyszerre több munkamenet is be van ütemezve, hogy a résztvevők többféle téma közül választhatnak, így bizonyos mértékig testreszabhatják ütemtervét. Fontolja meg, hogy szakterülete sikeres szakembereit, iparági tanácsadókat és oktatókat, kormányzati szervek képviselőit és más szakértőket foglaljon le a vitaindító helyekre. Fontolja meg a felhívás felhívását szervezete webhelyén, hogy a közreműködés iránt érdeklődő embereket ajánlatok benyújtására ösztönözze.
A kiugró előadók ütemezésekor fontos, hogy a témák széles skáláját kínáljuk fel, és a témákat úgy osszuk szét, hogy az emberek nagy valószínűséggel részt tudjanak venni az érdeklődési körüknek megfelelő programokon. Például, ha két számviteli előadója van, ütemezze be őket különböző időpontokra, hogy a számvitel iránt leginkább érdeklődőknek lehetőségük legyen mindkettőn részt venni. Egyszerre kínáljon nagyon különböző témákat, például marketinget vagy ügyfélszolgálatot, hogy a számvitel iránt nem érdeklődő résztvevőknek is bőven legyen miből válogatniuk.
Ötletbörze
A konferenciákon való részvétel egyik legnagyobb előnye a hasonló gondolkodású szakemberekkel való találkozás és kommunikáció lehetősége. Fontolja meg, hogy a napirendben szánjon időt bizonyos témákkal kapcsolatos ötletbörzekre. Például letilthat néhány szekcióülést, hogy kerekasztal-beszélgetéseket lehessen folytatni a résztvevők számára releváns témákról. Alternatív megoldásként kijelölhet ülőhelyet a helyszín előcsarnokában, amelyeket külön érdeklődésre számot tartó megbeszélésekre különítenek el a nap különböző időpontjaiban. Azok a jelenlévők, akik szeretnének többet megtudni arról, hogy mások mit gondolnak a kijelölt témákról, értékelni fogják, hogy lehetőségük nyílik valami ilyesmiben részt venni.
Kiskereskedelmi értékesítés
A konferenciákon gyakran szerepelnek hordozható kiskereskedelmi üzletek, ahol a résztvevők megvásárolhatják a támogató egyesület által kínált márkás termékeket, például pólókat, tollakat, portfóliókat és egyebeket. Ezek a kiskereskedelmi egységek általában olyan könyveket is szállítanak, amelyeket az eseményen felszólaló szerzők írtak. Ha a csoportja nem tud nagy mennyiségű készletbe befektetni, csak biztosítson néhány bemutatóelemet, amelyeket a résztvevők megrendelhetnek az eseményen, hogy házhoz vagy irodába szállítsák. Valószínűleg értékelni fogják, ha nem kell hazacipelniük vagy becsomagolniuk, így előfordulhat, hogy így még többet ad el.
Könyvdedikálások
Ha már a szerzőkről beszélünk, jó ötlet olyan előadók dedikálását ütemezni, akik könyvet adtak ki a rendezvény ideje alatt. Általában az a legjobb, ha egy adott szerző könyvének dedikálását közvetlenül az egyén beszéde után rendezik meg, mivel a résztvevők, akik izgatottak az egyén bemutatója miatt, közvetlenül a dedikáláshoz fordulhatnak, hogy megvásároljanak egy dedikált könyvet. Ez segíthet a csoportodnak a könyveladások fellendítésében, és a rendezvényen való felszólalást különösen vonzóvá teszi a szerzők számára.
Trade Show
A legtöbb üzleti konferencia tartalmaz egy kiállítási részt, amely magában foglalja egy olyan terület elkülönítését, ahol az eladók és a szponzorok díj ellenében standokat állíthatnak fel termékeik és szolgáltatásaik bemutatására. A kiállításon való részvétellel kapcsolatos díjakból befolyó pénz segíthet fedezni a teljes rendezvény lebonyolításának költségeit, valamint hozzájárulhat a tervező szervezet bevételhez a működése támogatásához.
Egyes konferenciákon a szakkiállítás folyamatosan nyitva marad, míg másokon a kiállítói stand csak akkor áll a résztvevők rendelkezésére, amikor nem tartanak ülést. Minden kiállítóhoz külön standhely van hozzárendelve, ahol termékeiket és szolgáltatásaikat reklámozó bemutatókat állítanak fel. Kijelölik a csapattagokat a standok személyzetébe, és kapcsolatba lépnek a résztvevőkkel. A legtöbben termékirodalmat terjesztenek, és valamilyen ajándékot kínálnak (általában promóciós üzleti ajándékokat vagy rágcsálnivalókat), valamint gyűjtik a résztvevők elérhetőségeit, amelyeket a jövőben marketing célokra használhatnak fel.
Csendes aukció
Ha konferenciája jelentős adománygyűjtés a támogató csoport vagy más egyesület számára, fontolja meg egy csendes aukció megrendezését. Ez magában foglalja az adományozott tárgyak összegyűjtését, amelyekre a résztvevők licitálni tudnak a konferencia során egy meghatározott időtartamra. A licit lezárása után az egyes tételekre a legmagasabb árat tevő „nyer” – ami azt jelenti, hogy megveszi a tételt. Azok, akik részt vesznek, jól érzik magukat a vásárlásban és a versenyben, különösen akkor, ha remek akciókat kapnak, és a szervezet további bevételi forrást élvez az eseményből.
Étel: ételek és harapnivalók
Az étel minden konferencia esemény fontos része! Valószínűleg ételt és harapnivalót kell vásárolnia a kongresszusi központból, szállodából vagy más olyan helyszínről, ahol az eseményt megtartják. Tervezzen könnyű reggelit reggel, ha az esemény korán kezdődik, tányéros vagy svédasztalos ebédet és délutáni harapnivalókat. Egyes események egy vagy több estén esti étkezést is tartalmaznak, különösen, ha díjátadó ünnepségre vagy különleges esti vitaindító előadásra kerül sor.
Az étlap megrendelésekor ügyeljen arra, hogy sokféle lehetőség álljon rendelkezésére a speciális étrendi korlátozások figyelembevételéhez. Ha büféválasztékot kínál, győződjön meg arról, hogy van választási lehetőség azok számára, akik nem tudnak (vagy nem akarnak) enni olyan dolgokat, mint a glutén, cukor, búza, dió vagy hús. A vegán életmódot folytatók számára is ajánlatos választási lehetőségeket biztosítani. Ha tányéros ételeket szolgál fel, engedje meg a résztvevőknek, hogy az étkezési módjuknak megfelelő ételeket válasszanak. Ennek egyik módja az, hogy a regisztrációs űrlapon felvesz egy részt, ahol a résztvevők megadhatják az étkezési korlátozásokat, vagy különleges rendeléseket adhatnak le.
Kick-Off Reception
Fontoljuk meg, hogy a konferencia első estéjén indító fogadást rendezzenek, amelynek középpontjában a résztvevők bevonása és a támogatók (eladók és szponzorok) népszerűsítése áll. Az ötlet az, hogy egy szórakoztató eseménynek adjunk otthont, amelyen az emberek szívesen részt vesznek, és amely lehetőséget ad számukra, hogy strukturált módon szocializálódjanak a többi résztvevővel.
Ezeket a fogadásokat gyakran a kiállításon rendezik, így a résztvevők első pillantást vethetnek a kiállítókra egy nyugodt környezetben, ahol ételeket és italokat szolgálnak fel. Ez hozzáadott értéket jelent azoknak az eladóknak és szponzoroknak, akik fizetnek a kiállítói standokért, mivel ezeken a fogadásokon a konferencia résztvevői általában jól jönnek.
Valószínűleg találsz egy szponzort, aki vállalja az ilyen típusú rendezvények költségeit, promóciós ellenszolgáltatás fejében. Ha alkoholt kíván felszolgálni a recepción, fontolja meg, hogy minden résztvevőnek adjon bizonyos számú italjegyet, hogy ingyenesen kaphasson néhány it alt. Ez segít a költségek szabályozásában, és minimalizálja az egyéb lehetséges felelősségi problémákat is. Az ételekért és egyéb italokért nem kell fizetni.
Társadalmi kapcsolatok
Jó ötlet további informális módokat beépíteni, hogy a résztvevők kapcsolatba léphessenek egymással, és nyugodt módon szocializálódjanak. Például beilleszthet egy Tweetup-ot, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy kapcsolódjanak egy szórakoztató miérthez, miközben fokozza az esemény közösségi média jelenlétét. Válasszon egy hivatalos hashtaget az eseményhez, hogy a résztvevők online megoszthassák tapasztalataikat.
Az is jó ötlet, hogy a résztvevők feliratkozhassanak olyan csoportos eseményekre, amelyekért maguk fizetnének, például étkezés bizonyos éttermekben, olyan előadókkal vagy szerzőkkel, akiknek munkája kiemelten szerepel az eseményen, vagy megtekintheti a helyi nevezetességeket. Ez különösen előnyös azok számára, akik nem járnak együtt másokkal, akiket ismernek, mivel lehetővé teszi számukra, hogy megismerkedjenek más résztvevőkkel, és bekapcsolódjanak a környékbe anélkül, hogy egyedül kellene kimenniük.
Szórakozás
A szórakozás nagyszerű kiegészítő lehet a nagy konferenciákhoz, különösen a több napos konferenciákhoz. Egyes többnapos konferenciák munkaidőn túli eseményeket is tartalmaznak, mint például koncertek, vígjátékok vagy bulik, amelyeken a résztvevők részt vehetnek. A résztvevők belépődíját bele kell foglalni a rendezvény teljes regisztrációs díjába, bár valószínűleg azt is lehetővé kell tenni, hogy további jegyeket vásároljanak csak a szórakoztatásra összpontosító rész(ek)re. Így az üzleti utazók, akik magukkal hoznak barátokat vagy családtagokat, útitársaikat is bevonhatják az ilyen típusú eseményekre.
Edzőcsoportok
Nehéz lehet követni az edzési rutint, ha a városon kívül tartózkodik egy konferencián. Hasznos lehet, ha a rendezvényszervezők közzéteszik a szervezett csoportos gyakorlatok ütemtervét. Például megkérhet egy bizottsági tagot, aki ismeri a környéket, hogy tartson napi sétákat vagy futásokat, vagy különítsen el egy területet a helyszínen, hogy csoportos fitnesz órákat kínáljon azoknak, akik részt szeretnének venni.
Attendee Door Nyeremények
Az emberek szeretnek nyerni, ezért nagyszerű lehet, ha lehetőséget biztosítunk a résztvevőknek, hogy regisztráljanak, és az esemény során ajtónyereményeket nyerjenek. Tartalmazhat a támogató szervezet által biztosított ajtónyereményeket, valamint az eladók által felajánlott tárgyakat. Például egyes csoportok pénzbeli fődíjat oszthatnak ki (a szervezet vagy egy szponzor által finanszírozott), valamint a kiállítások kiállítói által adományozott kisebb díjakat.
Sok csoport úgy kezeli az ajtónyerések odaítélésének folyamatát, hogy a résztvevőknek bingókártyákat biztosítanak, amelyeken az egyes szponzorok vagy az első regisztráló és fizető eladó neve szerepel. A résztvevőknek fel kell keresniük a megadott standokat egyedi bélyegzők vagy aláírások beszerzéséhez, majd a kitöltött kártyákat sorsolásra kell beírni. A kártyákat egy előre meghatározott időpontban húzzák ki (általában a nap végén), és a jelenlévő résztvevők díjakat kapnak.
Egyes rendezvényeken az ajtónyereményekkel rendelkező árusok úgy ítélik oda őket, hogy névjegykártyákat gyűjtenek a résztvevőktől, vagy vonalkódokat olvasnak be a jelvényeikről.
Kiállítói ajtódíjak
Egyes csoportok ajtónyereményeket is ajánlanak a kiállítóknak, hogy jobban bevonják a konferenciát anyagilag támogató személyeket és cégeket. Az egyik lehetőség az, hogy egy vagy két kiállító nevét kisorsolják, hogy a következő évre ingyenes standhelyet kapjanak. Érdemes megfontolni az eladók képviselőinek nevét is, hogy olyan szórakoztató díjakat oszthassanak ki, amelyeket szívesen kapnak. Értékelni fogják, és ez segíthet nekik ösztönözni munkaadóikat jövőre a részvételre!
Értékelések
Fontos, hogy visszajelzéseket kapjunk az idei résztvevőktől, valamint a szállítóktól és a szponzoroktól. Minden érintett számára biztosítson lehetőséget egy értékelő űrlap kitöltésére. Az eseményen papíralapú értékeléseket oszthat ki, vagy kérdőívet küldhet néhány napon belül nyomon követésére. Nem számít, hogyan kérsz visszajelzést, fontos, hogy tedd! Az is fontos, hogy hallgass! Tegye közzé az eredményeket, és vegye figyelembe a visszajelzéseket, amelyeket figyelembe vesz, amikor elkezdi tervezni a jövő évi rendezvényt.
Jó konferenciát kívánunk
Bár ez nem egy mindent magában foglaló lista az összes lehetséges tevékenységtípusról, amely egy konferencián szerepelhet, remek kiindulópont. Tekintse át ezeket az ötleteket, és bátorítsa a többieket, akik részt vesznek a következő rendezvény tervezésében, hogy tegyék ugyanezt. Használja a tanultakat bizonyos tevékenységek kiválasztásához, és kiindulási pontként gondoljon más ötletekre, amelyek segíthetnek abban, hogy rendezvénye még vonzóbbá váljon a célközönség számára. Rengeteg konferenciát tartanak itt, ezért fontos lépéseket tenni annak érdekében, hogy a tiéd értékes szakmai fejlődési lehetőségeket és forrásokat, valamint szórakozást biztosítson.
