Minden üzletbezárási helyzethez különböző részletek tartoznak. Az üzlet típusa határozza meg, hogy Önnek, ügyfeleinek vagy beszállítóinak milyen lépéseket kell tennie, mielőtt az üzlet végleg bezár. Az Ön igényeinek megfelelő személyre szabott levél kidolgozásához kezdje egy mintalevéllel, és igazítsa a szöveget az adott helyzet részleteihez.
Üzleti zárólevél sablonok
Ha Ön irányítja egy vállalkozás bezárásának folyamatát, célszerű lehet leveleket küldenie ügyfeleinek és beszállítóinak. Itt találhatók ezeknek a közönségnek szóló levelek mintája. Az egyes sablonokat a megfelelő képre kattintva érheti el. Mindegyik sablon egy testreszabható PDF dokumentum, amely szükség szerint menthető és kinyomtatható. Tekintse meg ezt a nyomtatható anyagokra vonatkozó útmutatót a dokumentumok kezeléséhez.
Ügyfélértesítés
Ezt a sablont úgy terveztük, hogy elküldjük az ügyfeleknek, hogy tájékoztassák őket arról, hogy egy vállalat bezár. Különösen fontos az ilyen típusú levelek elküldése, ha az ügyfeleknek fel kell venniük a termékeket az Ön helyéről, vagy valamilyen más intézkedést kell tenniük, mielőtt a vállalkozás leállna.
Beszállítói értesítés
Használja ezt a levelet arra, hogy értesítse a beszállítókat arról, hogy szervezete beszünteti tevékenységét, és ügyeljen arra, hogy megfelelő értesítést küldjön a végső számla kiállításához, a kifizetéshez és a fennálló ügyek rendezéséhez.
Indokok a vállalkozás lezáró levelének megírására
Miután úgy döntött, hogy bezárja vállalkozását, nem tanácsos egyszerűen „zárva” táblát kiakasztani az ajtóra. A legjobb, ha hivatalos levélben értesíti ügyfeleit és beszállítóit a bezárásról. Kulcsszereplők voltak az Ön üzleti tevékenységében azáltal, hogy megvásárolták az Ön termékeit és szolgáltatásait, és beszállítók esetében olyan termékeket és szolgáltatásokat nyújtottak Önnek, amelyek fontos szerepet játszottak az Ön vállalkozásában. Az ügyfélszolgálat egyik utolsó lépéseként előzetesen figyelmeztetnie kell őket, hogy a vállalkozása többé nem lesz elérhető.
Az üzletet lezáró levél kiváló módja annak, hogy professzionálisan lezárja jelenlegi üzleti kapcsolatát, és elmagyarázza az ügyfelei és beszállítói által megteendő intézkedéseket. Az ilyen típusú levél elküldése jóhiszemű erőfeszítést tesz azokkal a kapcsolatteremtéssel, amelyekkel az Ön szervezete üzleti kapcsolatban állt, és elszállásolására törekszik. Segíthet abban is, hogy minden ügyet a lezárás előtt intézzenek, ami segíthet megelőzni az esetleges jogi problémák felmerülését az úton.
Bezárásértesítés időzítése
Nincs szigorú szabály arra vonatkozóan, hogy mikor kell postai úton elküldeni a vállalkozás bezárási levelét. A tényleges posta dátuma több tényezőtől függ.
Ügyfelek
Szeretné, ha különleges ügyfelei tőled értesülnének vállalkozásának bezárásáról, nem pedig pletykákból vagy egy zsalugáteres ajtó felfedezéséből, előzetes értesítés nélkül. Az észrevétel megerősíti ügyfeleit abban, hogy különlegesnek gondolják őket, és lehetőséget ad számukra, hogy bármilyen szükséges végső üzleti tranzakciót lebonyolítsanak Önnel.
Általában fontolja meg, hogy legalább 30 nappal a határidő lejárta előtt postára adjon záró értesítő levelet, vagy a levél másolatát a havi számlájukba helyezze. Egy szolgáltató vállalkozásnak, például vegytisztítónak vagy javítóműhelynek elegendő időt kell hagynia az ügyfeleknek, hogy bejöjjenek és felvegyék holmijukat. Egy kiskereskedelmi vállalkozás valószínűleg sok időt szeretne hagyni az eladásra, hogy csökkentse készleteit, mivel az üzletet lezáró levelet az értékesítés megkezdése előtt közzéteszik.
Beszállítók
Általában a legjobb, ha legalább 60 nappal az üzembe helyezés előtt tájékoztatja a szállítókat a bezárási szándékáról. Ez elegendő időt hagy a számlák kiegyenlítésére és lezárására.
Különleges szempont a jövőbeli tervekhez
Ha elad egy vállalkozást, és azt követően azonnal új, kapcsolódó üzletet kíván nyitni, érdemes lehet minimalizálni a kettő közötti időt. Például dönthet úgy, hogy elhalasztja a bezárási levél elküldését egészen a zárás dátumáig, ha eladja háztartási franchise-ját, és megnyitja saját takarítási szolgáltatását.
Mit közölj a levélben
Az üzletbezárási levél legfontosabb célja, hogy egyértelműen kifejezze a vállalkozás bezárásának részleteit, és őszintén megköszönje az olvasónak a vállalkozását vagy szolgáltatását. Ezeknek a leveleknek nem kell hosszúnak lenniük ahhoz, hogy hatékonyak legyenek. A levélnek:
- Mondd meg az olvasónak a vállalkozás bezárásának dátumát
- Tájékoztassa az olvasót mindenről, amit tennie kell (például vegytisztítást, kifizetheti a fennálló számláját, vagy jelentkezhet az üzlet megszűnése miatt)
- Mondd meg az olvasónak, hová irányítsa a kérdéseit
- Köszönet az ügyfélnek vagy a szállítónak az üzletért
A levélben nem kell indokolni az üzlet bezárását. Ha az ok jó hír, például a tulajdonos nyugdíjba vonulása, dönthet úgy, hogy az okot beleírja a levélbe. Ellenkező esetben általában az a legjobb, ha a levelet az olvasó számára fontos témákra összpontosítja, például arra, hogy mit és mikor kell tennie.
Fenntartani a kapcsolatot
Mindig előnyben részesítjük, ha pozitívan hagyjuk el az üzleti kapcsolatot. Még akkor is, ha soha többé nem tervezi, hogy találkozzon vagy dolgozzon együtt valakivel, a legjobb, ha segítőkész, pozitív és őszinte lesz az üzletet lezáró levelekben. Professzionalizmusa megkönnyíti az üzlet bezárását, és előnyt jelenthet, ha jövőbeli üzleti tervei alapján a jövőben ugyanezekkel a személyekkel dolgozhat együtt.
