A profitorientált vállalkozásokhoz hasonlóan a nonprofit jótékonysági szervezeteknek is szükségük van személyzetre a szervezetük működésének fenntartásához. Bár elsődleges céljuk az, hogy finanszírozást és programozást biztosítsanak bizonyos lakosság számára, a jótékonysági szervezetek pénzeszközeik egy részét arra is felhasználják, hogy azokat fizessék ki, akik mindent legálisan és szervezetten tartanak.
A jótékonysági adminisztratív költségek szabványosítása
A nonprofit iparágak körében régóta bevett szabály, hogy az adminisztratív költségeket a szervezet pénzügyi helyzetének mércéjeként tekintik. Történelmileg a bűvös szám az volt, hogy a 30 százalék alatti költség olyan jótékonysági szervezetet jelentett, amely legalább kísérletet tett a költségvetési felelősség fenntartására. A legújabb irányzatok azt sugallják, hogy a legsikeresebb jótékonysági szervezeteket nem lehet pusztán adminisztratív költségeik alapján megítélni, hanem hatékonyságuk és hatásuk alapján is értékelni kell őket.
Mit tartalmaznak az adminisztrációs költségek
A jótékonysági szervezet működtetésének költségeit adminisztratív költségeknek vagy néha általános költségeknek nevezik. Ezek a kiadások minden olyan összegből származnak, amely a szervezet létezéséhez szükséges, és nem tartozik az adománygyűjtés, a programtevékenységek vagy a tagsági tevékenységek kategóriájába.
Adminisztratív vagy irányítási költségek általában a következőket tartalmazzák:
- Emberi erőforrás és számviteli személyzet
- Az igazgatói és alkalmazotti fizetések részei
- Információs technológiák az infrastruktúrához és a műveletekhez
- Éves jelentés készítése
- Irodai kellékek
- Épületi közművek
- Jogi szolgáltatások
- Igazgatótanácsi költségek
Költségváltozás a szervezet típusa szerint
A különböző típusú jótékonysági szervezetek eltérő mértékű rezsiköltséget igényelnek, ezért mindegyiknek a saját területén érvényes szabványra kell törekednie, nem pedig egy egyetemes százalékra az összes jótékonysági szervezet számára. A Charity Navigator az ideális szervezeti pénzügyek teljes lebontását kínálja jótékonysági típusok szerinti bontásban. Általában a 15 százalék alatti adminisztratív költségeket tekintik a legjobbnak, azonban vannak eltérések, például:
- A múzeumok akár 17,5 százalékkal magasabb költségeket garantálnak.
- Az élelmiszerkamrák/bankok és a humanitárius jótékonysági szervezeteknek alacsonyabb rezsivel kell rendelkezniük, három százalék körüli költségplafonnal.
- A támogatást nyújtó szervezetek költsége nem haladhatja meg a hét és fél százalékot.
Kiosztás
Minden szervezet adminisztratív költségekre fordítja a vezetők és alkalmazottak fizetésének egy részét. Az adminisztratív költségkategóriába kerül minden olyan időszak, amikor egy alkalmazott adminisztratív feladatok elvégzésével tölti, nem pedig programszolgáltatásokkal vagy adománygyűjtéssel. Az emberi erőforrásokon és a számviteli személyzeten kívül a legtöbb jótékonysági alkalmazott fizetése nem tudható be teljes mértékben az adminisztratív költségekhez.
Program szétválasztás
Az egynél több programkategóriával rendelkező szervezeteknek, mint például a kutatás és az oktatás, külön kell választaniuk az adminisztratív költségeket az egyes kategóriákhoz. Ez pontos képet ad arról, hogy konkrétan mennyit költenek az egyes programokra.
Adományozói beállítások
Az adományozók gyakran kérték, hogy készpénzadományaikat közvetlenül egy program megvalósítására fordítsák. A Harvard Business School tanulmányaiban a kutatók azt találták, hogy az emberek közel háromszor nagyobb valószínűséggel adakoznak jótékonysági szervezetnek, amelyről tudják, hogy az adminisztratív költségeit magánadományozó fedezi, mint annak, ha hozzájárulásukat általános költségek fedezésére fordíthatják. Az adományozóknak szem előtt kell tartaniuk, hogy minden szervezetnél vannak adminisztratív költségek, és bizonyos adományokat korlátozás nélkül kell odaadni, hogy a szervezetek elvégezhessék a szükséges ellenőrzéseket.
Az adminisztratív költségek előnyei és hátrányai
Sokféle következtetés vonható le a kiadásokkal kapcsolatban, de fontos, hogy az adminisztratív költségeket több más pénzügyi viszonyítási ponthoz képest perspektívába helyezzük. Tekintse meg a pénzügyek egészét, és tegyen fel sok kérdést a vezetőségnek.
Alacsony költségek
Az alacsony adminisztrációs költségek azt jelenthetik, hogy a szervezet nagyon takarékosan működik, és folyamatosan ügyel arra, hogy a többletet lefaragják a költségvetésből. Ez azt is jelentheti, hogy a szervezet a program tényleges végrehajtását más ügynökségekre bízza, és kevés rezsije van. Még egy hipotézis, hogy az ügynökség a szükségesnél kevesebb személyzettel, vagy alulképzett és alulképzett személyzettel működik.
Magas költségek
A magas adminisztrációs költségek azt jelenthetik, hogy egy ügynökségen nincs elég felügyelet. Előfordulhat, hogy az alkalmazottak feladatai nincsenek egyértelműen meghatározva, vagy több alkalmazott végzi ugyanazt a munkát. Ez azt is jelentheti, hogy a szervezet fékekkel és ellensúlyokkal rendelkezik annak biztosítására, hogy a napi tevékenység megfeleljen az állami és szövetségi törvényeknek, valamint a nonprofit felügyeleti szervezetek ajánlásainak. Szélsőséges esetekben ezek a költségek csalásra vagy indokolatlan kiadásokra utalhatnak.
Prioritások és ígéret
Egy jótékonysági szervezet sikerét nem szabad csak azon mérni, hogy melyiknek a legalacsonyabb adminisztrációs és rezsiköltsége. Amikor nonprofit szervezetet hoz létre, vagy kiválaszt egy adományozást, vegye figyelembe a költségeiket és mérhető hatását. Egy nagyszerű jótékonysági szervezet összhangban tartja prioritásait és ígéreteit azáltal, hogy erőfeszítéseit az ügyük segítésére összpontosítja.
