Ha szervezete bármilyen típusú támogatásban részesül, köszönőlevelet kell küldenie. Az adományozókkal való kapcsolatok megerősítése egy köszönőlevél kiküldésével nemcsak a jövőbeni finanszírozás biztosítását segíti elő, hanem lehetőséget ad az adományozónak, hogy megtudja, értékeli a támogatásukat. A levelek ajándékok rögzítésére is szolgálnak, és gyakran adózási célokra is felhasználhatók.
Nyomtatható adomány köszönőlevelek
Sok szervezet kap adományokat az év során végzett különféle erőfeszítéseihez. A mellékelt, nyomtatható köszönetnyilvánító leveleket elmentheti az asztalára, vagy kinyomtathatja, majd szükség szerint felhasználhatja. Hasznos útmutatóként szolgálhatnak saját szervezete köszönőleveleinek elkészítésekor, és hasznosak lehetnek, ha köszönetet mondanak azoknak, akik támogatták küldetését. Ha segítségre van szüksége a levelek letöltéséhez, tekintse meg ezeket a hasznos tippeket.
Adományozó köszönőlevél
Az egyik legalapvetőbb és talán leggyakrabban használt adományozási köszönőlevél az anyagi adományt köszönő levél. A csatolt köszönetnyilvánító levelet a jótékonysági adomány beérkezése után azonnal elküldheti. Ez alapvetően megköszöni az adományozó hozzájárulását, és nyitva hagyja az ajtót a jövőbeni csatlakozási lehetőségek előtt. Adózási célokra is felhasználható, és hozzájárulása nyilvántartásaként szolgál.
Szponzorációs köszönőlevél
Az adományozás másik gyakori típusa a szponzorálás. Sok vállalkozás és magánszemély dönt úgy, hogy szponzorál egy különleges eseményt, és ehhez pénzügyileg hozzájárul. A mellékelt támogatói levelet azoknak küldhetik el, akik támogatták szervezete rendezvényét. Az ilyen típusú levél részletezi az adomány összegét, valamint a szponzorációért cserébe adott juttatásokat, például jegyeket a szponzorált eseményre vagy elismerést.
Részvételi köszönőlevél
Egy különleges esemény megtartása után a szervezetek köszönőlevelet küldenek azoknak, akik részt vettek az eseményen. A mellékelt köszönetnyilvánítási levélben a különleges rendezvényen való részvételt bárki elküldheti, aki részt vett jótékonysági akción, és ehhez pénzzel hozzájárult. Az ilyen típusú levélnek tartalmaznia kell az esemény dátumát és az adományból levonható összeget. Ezenkívül megemlítheti a jövőbeni eseményeket, és adózási célokra használható.
Üzleti hozzájárulás köszönőlevél
Ne felejtsen el köszönetet mondani minden olyan vállalkozásnak, amely adományoz az Ön ügyének. A mellékelt vállalati köszönőlevelet elküldheti azoknak a vállalkozásoknak, amelyek hozzájárulást küldtek szervezetének. Ez nagyszerű módja annak, hogy szervezete kifejezze elismerését, és átadja a vállalkozásnak az adományt.
Alapvető köszönőlevél anatómiája
A különböző adománylevél-sablonok megtekintésekor ne feledje, hogy minden levélnek ugyanazt az alapvető információt kell tartalmaznia. Néhány szempont, amelyet szem előtt kell tartani:
- Keressen személyes kapcsolatot a munkájával.
- Mutasd meg az adományozónak, hogyan használják fel pénzeszközeiket.
- Készítsen jövőképet küldetésének.
- Egy pillantást vethetsz arra, hogy merre jársz.
Ha azt tervezi, hogy köszönőlevelét egy nyugtával kombinálja, győződjön meg arról, hogy a jótékonysági adományozási elismervényen is feltünteti az összes szükséges információt.
Tippek kreatív adományozáshoz köszönőlevelek
Az adományokat köszönő levelek lehetnek formálisak és üzleti jellegűek, vagy szórakoztatóak és kreatívak, a szervezet céljától és a levél címzettjétől függően. Például, ha köszönetet küld a vállalati szponzoroknak egy rákkutatási adománygyűjtésért, akkor inkább formálisnak kell lennie. Ha azonban köszönetet küld a vállalati szponzoroknak egy ifjúsági sportprogramért, egy kicsit szórakoztatóbbá teheti őket. Ismerje meg márkáját és közönségét, majd döntse el, milyen kreativitás a megfelelő.
Használj szórakoztató témát
Egy szórakoztató vállalati téma használatával kitűnhet az adománylevél, mert összetartónak érzi magát, egyedi eseményéhez vagy szervezetéhez kötődik, és emlékezetes lesz azok számára, akik sok szokásos levelet kaphatnak. Válasszon egy témát, amely illeszkedik szervezetéhez vagy eseményéhez, például mancsnyomatokat egy állatmenhelyhez. Illessze be a témát a designba, a formátumba, a betűtípusba, a szövegezésbe, a borítékokba és a bélyegekbe (ha lehetséges), hogy összehangolt és emlékezetes megjelenést kapjon.
Go Beyond Basic White Paper
Hagyja ki a normál másolópapírt, és adjon egyedi megjelenést adománylevelének szórakoztató papírtervezési lehetőségekkel.
- Használjon olyan papírt, amely ugyanolyan színű, mint amilyen a logójában található, hogy könnyen azonosítható legyen, mint Öntől.
- Adjon vízjel logót a levél hátteréhez, hogy formailag vonzó legyen.
- Hozzon hűvös szegélyt a betű köré, mint a kis kézi hangulatjelek, például a hüvelykujj felfelé, tapsolás és mutatóujj, a hála néma gesztusaként.
- Válasszon színes borítékokat, amelyek kontrasztban vannak a levélpapírral.
Legyen kreatív a szállítással
A levelének nem kell látványosságnak lennie, ha a kézbesítő üzenete az. Tegye emlékezetessé a levél átvételét a nem mindennapi kézbesítési módok kiválasztásával.
- Használjon papírhajtogatási technikákat, például origamit, hogy a betűket kreatív formára hajtsa, mielőtt személyesen kiosztaná őket.
- Minden levelet éneklő táviratként kézbesítsenek.
- Kiszállítás előtt tegye a betűket vékony díszdobozokba vagy más szórakoztató edénybe.
- Tartalmazzon cégmágnest, ingyenes kupont vagy más apró, egyszerű ajándéktárgyat, amely kiesik, amikor kinyitják a levelet, így egész évben észben tarthatják.
- Rögzítse a levelet szalaggal, hogy hívogató ajándéknak tűnjön.
Személyre szabja az egyes betűket
Győződjön meg róla, hogy levelei személyesebbnek tűnnek, mint egy köszönőlevél, úgy, hogy minden címzetthez egyéni elemeket ad hozzá.
- Kézzel írjon alá minden betűt különböző színű tollal.
- Adjon hozzá egy fényképet a címzettről, aki interakcióba lép az Ön cégével vagy eseményével.
- Együtt dolgozzon más alkalmazottakkal, hogy kézzel írjon minden betűt a maga teljességében.
Pozitív adományozói kapcsolatok kialakítása
A megfelelő köszönőlevelekkel évekig tartó kapcsolatokat ápolhat az adományozókkal. A levél címzettjei a megjelenés és a megfogalmazás alapján elmondhatják, mennyire őszinte köszönet, ezért fordítson sok időt és energiát arra, hogy valóban átgondolt legyen.
